Apa Itu Akta Notaris? Ini Jenis dan Fungsinya

Akta notaris merupakan dokumen krusial dalam berbagai transaksi hukum di Indonesia, terutama yang berkaitan dengan properti. Keberadaannya menjamin kepastian hukum dan keabsahan suatu peristiwa atau perjanjian.

Apa Itu Akta Notaris?

Untuk memahami akta notaris, penting untuk terlebih dahulu mengerti definisi 'akta' secara umum. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), akta adalah surat tanda bukti yang berisi pernyataan, keterangan, pengakuan, atau keputusan tentang peristiwa hukum yang dibuat sesuai peraturan yang berlaku, serta disaksikan dan disahkan oleh pejabat resmi.

Dalam konteks hukum, Pasal 1868 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata) mendefinisikan akta otentik sebagai dokumen yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang di tempat akta tersebut dibuat.

Notaris sendiri, berdasarkan Pasal 1 angka 1 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UU 2/2014), notaris adalah pejabat umum yang berwenang membuat akta otentik dan memiliki kewenangan lain sesuai undang-undang. Lebih lanjut, Pasal 1 angka 7 UU 2/2014 menjelaskan bahwa akta notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan notaris sesuai bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam undang-undang.

Perlu diluruskan bahwa notaris tidak 'mengeluarkan' atau 'menerbitkan' akta, melainkan 'membuat' akta otentik atas permintaan pihak yang berkepentingan. Ini adalah perbedaan penting dalam terminologi hukum.

Jenis-Jenis Akta Notaris

Berdasarkan ketentuan yang ada, jenis-jenis akta yang dibuat notaris adalah akta otentik, yang dapat dibedakan menjadi dua bentuk utama:

1. Akta yang Dibuat oleh (door) Notaris atau Akta Relaas/Berita Acara

Akta relaas adalah dokumen di mana notaris menulis atau mencatatkan semua hal yang dilihat atau didengar sendiri secara langsung dari para pihak. Contoh dari akta ini adalah akta berita acara atau risalah rapat umum pemegang saham (RUPS) suatu perseroan terbatas, serta akta pencatatan budel.

2. Akta yang Dibuat di Hadapan (ten overstaan) Notaris atau Akta Pihak/Akta Partij

Akta partij adalah akta yang dibuat di hadapan notaris atas permintaan para pihak. Dalam proses ini, notaris berkewajiban mendengarkan pernyataan atau keterangan yang disampaikan langsung oleh para pihak. Notaris kemudian menuangkan atau memformulasikan pernyataan atau kehendak para pihak ke dalam akta notaris. Contoh umum dari akta jenis ini adalah perjanjian kredit.

Kewenangan Notaris dan Dokumen Lainnya

Tidak semua surat yang dibuat oleh notaris dapat dianggap sebagai akta otentik. Kewenangan notaris diatur jelas dalam Pasal 15 UU 2/2014, yang meliputi:

• Membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diwajibkan atau dikehendaki oleh undang-undang atau pihak yang berkepentingan.
• Menjamin kepastian tanggal pembuatan akta.
• Menyimpan akta, serta memberikan grosse, salinan, dan kutipan akta.

Selain itu, notaris juga memiliki kewenangan lain seperti mengesahkan tanda tangan, menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan, membukukan surat di bawah tangan, membuat kopi dari asli surat di bawah tangan, melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya, memberikan penyuluhan hukum, membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan, dan membuat akta risalah lelang.

Penting untuk dicatat bahwa kewenangan membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan dan akta risalah lelang juga merupakan kewenangan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) dan Pejabat Lelang, yang terkadang dapat dirangkap oleh notaris. Namun, dokumen seperti covernote atau surat keterangan yang berisi pernyataan notaris bukanlah akta otentik, melainkan surat yang dikeluarkan dalam kapasitas notaris untuk tujuan tertentu, seperti menguraikan tindakan hukum yang sedang diproses.

Akta Notaris dalam Transaksi Properti

Dalam dunia properti, akta notaris memegang peranan yang sangat vital. Misalnya, saat Anda ingin jual rumah melalui agen properti, proses closing seringkali melibatkan pengurusan dokumen jual beli ke notaris. Ini memastikan bahwa transaksi tersebut sah dan memiliki kekuatan hukum yang sempurna.

Selain itu, pemahaman mengenai akta notaris juga relevan ketika mempertimbangkan kapan waktu yang tepat untuk jual beli rumah. Dokumen legalitas yang lengkap, termasuk akta notaris, adalah salah satu faktor penting agar rumah tidak kunjung laku dapat dihindari. Kondisi dokumen dan legalitas yang belum siap seringkali menjadi penghambat utama dalam penjualan properti.

Akta hibah, misalnya, adalah dokumen otentik yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) sebagai bukti sah pemindahan hak milik atas tanah atau bangunan. Meskipun dibuat oleh PPAT, notaris seringkali terlibat dalam proses yang berkaitan dengan legalitas properti secara keseluruhan. Apa itu Akta Hibah? Ini Pengertian dan Cara Mengurusnya adalah salah satu topik yang relevan untuk dipahami dalam konteks ini.

Akta notaris adalah instrumen hukum yang esensial untuk menjamin keabsahan dan kepastian hukum berbagai transaksi, khususnya di bidang properti. Memahami definisi, jenis, dan kewenangan notaris adalah langkah penting bagi setiap individu atau badan usaha yang terlibat dalam perjanjian atau perbuatan hukum. Dengan adanya akta notaris, hak dan kewajiban para pihak terlindungi secara hukum, menciptakan transaksi yang aman dan terpercaya.