Cara Mengurus Sertifikat Tanah yang Rusak dan Biayanya

Sertifikat tanah merupakan dokumen penting yang menjadi bukti hak atas suatu bidang tanah. Karena itu, ketika sertifikat rusak, misalnya sobek, terlipat, terkena air, atau sebagian tulisannya tidak terbaca, pemilik sebaiknya segera mengurus penggantian agar dokumen tersebut tetap dapat digunakan untuk keperluan administrasi pertanahan.

Cara mengurus sertifikat tanah yang rusak adalah dengan mengajukan permohonan penerbitan sertifikat pengganti ke Kantor Pertanahan dengan membawa sertifikat asli atau sisa sertifikat serta dokumen persyaratan yang ditentukan.

Ketentuan mengenai sertifikat pengganti karena rusak tercantum dalam Pasal 57 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah. Aturan tersebut menyebutkan bahwa pemegang hak dapat mengajukan penerbitan sertifikat baru sebagai pengganti sertifikat yang rusak.

Lantas, apa saja syarat dan bagaimana prosedur mengurus sertifikat tanah yang rusak? Berikut penjelasannya.

Apa yang Dimaksud Sertifikat Tanah Rusak?

Tidak semua sertifikat yang sudah terlihat lama otomatis dianggap rusak. Dalam ketentuan pertanahan, sertifikat dapat dikategorikan rusak apabila terdapat bagian yang tidak dapat dibaca atau halaman yang robek maupun terlepas, tetapi masih terdapat bagian yang cukup untuk mengidentifikasi sertifikat tersebut.

Ketentuan ini tercantum dalam Pasal 137 Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997.

Artinya, apabila sertifikat tanah Anda mengalami kerusakan tetapi identitas sertifikatnya masih dapat dikenali, Anda dapat mengajukan sertifikat pengganti karena rusak.

Beberapa contoh kondisi yang dapat menjadi alasan penggantian antara lain:

• Halaman sertifikat robek.
• Sebagian tulisan atau data pada sertifikat tidak terbaca.
• Halaman sertifikat terlepas.
• Sertifikat mengalami kerusakan fisik sehingga sulit digunakan untuk keperluan administrasi.

Berbeda dengan sertifikat hilang, pada kasus sertifikat rusak biasanya dokumen atau sisa dokumen tersebut masih tersedia sehingga dapat diserahkan kepada Kantor Pertanahan.

Baca Juga: Sertifikat Tanah Hilang? Ini Cara Mengurusnya dan Estimasi Biayanya

Apakah Sertifikat Tanah yang Rusak Bisa Diganti?

Ya, sertifikat tanah yang rusak dapat diganti dengan sertifikat pengganti.

Dasar hukumnya adalah Pasal 57 ayat (1) PP Nomor 24 Tahun 1997 yang mengatur penerbitan sertifikat baru sebagai pengganti sertifikat yang rusak, hilang, masih menggunakan blanko yang sudah tidak digunakan, atau tidak diserahkan kepada pembeli lelang dalam lelang eksekusi.

Untuk sertifikat yang rusak, pemohon perlu menyerahkan sertifikat lama atau bagian sertifikat yang masih tersisa. Hal ini berbeda dengan sertifikat hilang yang memiliki prosedur tersendiri.

Perlu diperhatikan pula bahwa sertifikat lama yang diganti karena rusak akan ditahan dan dimusnahkan setelah proses penggantian dilakukan. Ketentuan tersebut tercantum dalam Pasal 58 PP Nomor 24 Tahun 1997.

Syarat Mengurus Sertifikat Tanah yang Rusak

Sebelum datang ke Kantor Pertanahan, siapkan terlebih dahulu dokumen yang diperlukan agar proses pengajuan tidak terhambat.

Secara umum, persyaratan penggantian sertifikat tanah karena rusak meliputi:

1. Formulir permohonan yang telah diisi dan ditandatangani oleh pemohon atau kuasanya.
2. Surat kuasa, apabila pengurusan dilakukan melalui kuasa.
3. Fotokopi KTP dan KK pemohon yang telah dicocokkan dengan dokumen aslinya oleh petugas.
4. Fotokopi identitas kuasa, apabila permohonan dikuasakan.
5. Fotokopi akta pendirian dan pengesahan badan hukum, apabila pemegang hak merupakan badan hukum.
6. Sertifikat tanah asli atau sisa sertifikat yang rusak.

Persyaratan tersebut merupakan persyaratan layanan penggantian sertifikat karena rusak yang tercantum dalam informasi pelayanan pertanahan. Kantor Pertanahan daerah juga dapat memberikan ketentuan teknis tambahan sesuai dengan kondisi permohonan.

Dokumen atau Pernyataan yang Perlu Disiapkan

Selain dokumen utama, pemohon dapat diminta melengkapi formulir atau pernyataan yang berkaitan dengan pengajuan penggantian sertifikat, antara lain:

• Formulir pendaftaran penggantian sertifikat karena rusak.
• Surat kuasa jika pengurusan diwakilkan.
• Surat pernyataan mengenai kepemilikan dan penguasaan fisik bidang tanah.
• Surat pernyataan penguasaan fisik bidang tanah atau sporadik.
• Surat pernyataan bahwa tanah tidak dalam sengketa.

Untuk menghindari bolak-balik ke Kantor Pertanahan, sebaiknya cek kembali persyaratan pada Kantor Pertanahan tempat tanah tersebut terdaftar sebelum mengajukan permohonan.

Baca Juga: Cara Mengurus Surat Tanah Hilang Pemilik Meninggal

Cara Mengurus Sertifikat Tanah yang Rusak di BPN

Setelah dokumen disiapkan, proses penggantian sertifikat dapat dilakukan melalui Kantor Pertanahan yang berwenang.

Berikut gambaran langkah-langkahnya:

1. Siapkan Sertifikat yang Rusak

Jangan membuang sertifikat yang rusak, termasuk bagian yang sobek atau terlepas.

Sertifikat atau sisa sertifikat tersebut menjadi dokumen penting dalam pengajuan penggantian. Pasal 137 PMNA/KBPN Nomor 3 Tahun 1997 menyebutkan bahwa permohonan sertifikat pengganti karena rusak diajukan dengan melampirkan sertifikat atau sisa sertifikat yang bersangkutan.

2. Lengkapi Dokumen Persyaratan

Siapkan formulir permohonan, identitas pemohon, surat kuasa jika diperlukan, serta dokumen lain sesuai status pemegang hak.

Jika sertifikat terdaftar atas nama badan hukum, dokumen pendirian dan pengesahan badan hukum juga perlu disiapkan.

3. Datang ke Kantor Pertanahan

Ajukan permohonan pada Kantor Pertanahan yang menangani bidang tanah tersebut.

Serahkan dokumen kepada petugas loket untuk diperiksa. Petugas akan mencocokkan dokumen dan memeriksa kelengkapan persyaratan yang diajukan.

4. Bayar Biaya Pelayanan

Setelah dokumen dinyatakan lengkap, pemohon melakukan pembayaran sesuai ketentuan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang berlaku.

Informasi layanan pertanahan yang dipublikasikan Kantor Pertanahan menunjukkan tarif penggantian sertifikat karena rusak sebesar Rp50.000 per sertifikat hak atas tanah. Namun, biaya yang perlu dibayarkan sebaiknya dikonfirmasi kembali kepada Kantor Pertanahan terkait karena kebutuhan layanan dapat berbeda sesuai kondisi permohonan.

5. Menunggu Proses Penerbitan Sertifikat Pengganti

Setelah permohonan diproses dan persyaratan dinyatakan sesuai, Kantor Pertanahan akan menerbitkan sertifikat pengganti.

Dalam layanan yang dipublikasikan sejumlah Kantor Pertanahan, jangka waktu penyelesaian penggantian sertifikat karena rusak tercantum sekitar 19 hari kerja. Waktu aktual dapat bergantung pada hasil pemeriksaan dan kondisi administrasi di Kantor Pertanahan tempat permohonan diajukan.

6. Ambil Sertifikat Pengganti

Setelah sertifikat pengganti selesai diterbitkan, pemohon dapat mengambil dokumen tersebut sesuai mekanisme yang ditetapkan Kantor Pertanahan.

Sertifikat lama yang rusak akan ditahan dan dimusnahkan sebagai bagian dari proses penggantian.

Apakah Sertifikat Lama Masih Berlaku Setelah Diganti?

Setelah proses penggantian selesai, sertifikat lama tidak lagi menjadi dokumen yang digunakan sebagai sertifikat yang berlaku untuk bidang tanah tersebut.

Untuk penggantian karena rusak, sertifikat lama ditahan dan dimusnahkan. Penggantian sertifikat juga dicatat dalam buku tanah yang bersangkutan.

Karena itu, apabila Anda masih menyimpan sertifikat lama setelah mendapatkan sertifikat pengganti, jangan menggunakannya sebagai dokumen utama untuk transaksi atau keperluan pertanahan tanpa memastikan statusnya kepada Kantor Pertanahan.

Apakah Nomor Hak Tanah Berubah Saat Sertifikat Rusak Diganti?

Pada prinsipnya, penerbitan sertifikat pengganti tidak serta-merta mengubah nomor hak atas tanah.

Ketentuan dalam Pasal 139 PMNA/KBPN Nomor 3 Tahun 1997 menyatakan bahwa untuk penerbitan sertifikat pengganti tidak dilakukan pengukuran maupun pemeriksaan tanah dan nomor hak tidak diubah.

Namun, kondisi bidang tanah tetap menjadi hal yang perlu diperhatikan. Jika terdapat perubahan batas bidang tanah yang menyebabkan perubahan bentuk atau letak batas, dapat dilakukan penetapan batas dan pengukuran kembali sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan demikian, penggantian sertifikat karena rusak pada dasarnya bukan proses untuk membuat hak atas tanah yang baru, melainkan mengganti dokumen sertifikat yang rusak.

Baca Juga: Cara Cek Sertifikat Tanah Online Lewat Sentuh Tanahku

Bagaimana Jika Sertifikat Tanah Rusak tetapi Pemiliknya Sudah Meninggal?

Jika pemegang hak telah meninggal dunia, permohonan sertifikat pengganti dapat diajukan oleh ahli waris dengan melampirkan bukti sebagai ahli waris.

Pasal 57 ayat (3) PP Nomor 24 Tahun 1997 mengatur bahwa ahli waris dapat mengajukan permohonan penggantian sertifikat apabila pemegang hak atau penerima hak telah meninggal dunia.

Bukti sebagai ahli waris dapat berupa dokumen yang menunjukkan kedudukan seseorang sebagai ahli waris sesuai ketentuan yang berlaku.

Dalam kondisi seperti ini, sebaiknya pastikan terlebih dahulu status kepemilikan tanah dan kelengkapan dokumen waris sebelum mengajukan penggantian sertifikat.

Apakah Sertifikat Rusak Sama dengan Sertifikat Hilang?

Tidak. Sertifikat rusak dan sertifikat hilang memiliki prosedur yang berbeda.

Pada sertifikat rusak, dokumen atau sebagian dokumen masih tersedia sehingga dapat diserahkan kepada Kantor Pertanahan.

Sementara itu, apabila sertifikat benar-benar hilang, terdapat prosedur tambahan. PP Nomor 24 Tahun 1997 mengatur bahwa permohonan penggantian sertifikat yang hilang disertai pernyataan di bawah sumpah dan terdapat ketentuan mengenai pengumuman sebelum sertifikat pengganti diterbitkan.

Karena itu, jangan mengajukan sertifikat sebagai "hilang" apabila sebenarnya dokumen tersebut masih ada tetapi mengalami kerusakan.

Berapa Biaya Mengurus Sertifikat Tanah yang Rusak?

Biaya penggantian sertifikat tanah karena rusak yang tercantum dalam informasi layanan Kantor Pertanahan adalah Rp50.000 per sertifikat hak atas tanah.

Namun, biaya tersebut sebaiknya tidak langsung dianggap sebagai total biaya untuk setiap kasus. Apabila dalam prosesnya terdapat kebutuhan pelayanan pertanahan lain, biaya dapat berbeda.

Selain itu, persyaratan dan mekanisme pelayanan dapat mengalami penyesuaian. Karena itu, pemohon disarankan memastikan tarif dan persyaratan terbaru kepada Kantor Pertanahan tempat tanah tersebut terdaftar.

Berapa Lama Proses Penggantian Sertifikat Tanah yang Rusak?

Sejumlah informasi layanan Kantor Pertanahan mencantumkan waktu penyelesaian sekitar 19 hari kerja untuk penggantian sertifikat karena rusak.

Meski demikian, waktu penyelesaian dapat bergantung pada kelengkapan dokumen, pemeriksaan administrasi, kondisi data pertanahan, serta kebutuhan tindakan lain apabila ditemukan permasalahan pada data fisik atau yuridis.

Karena itu, pastikan seluruh dokumen telah lengkap sebelum mengajukan permohonan agar proses dapat berjalan lebih lancar.

Tips Agar Sertifikat Tanah Tidak Mudah Rusak

Setelah mendapatkan sertifikat pengganti, penting untuk menyimpan dokumen tersebut dengan baik. Sertifikat tanah merupakan dokumen yang dapat dibutuhkan dalam berbagai urusan pertanahan, seperti jual beli, pewarisan, pembebanan hak tanggungan, maupun proses administrasi lainnya.

Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:

• Simpan sertifikat di tempat yang kering dan tidak lembap.
• Gunakan map atau tempat penyimpanan yang dapat melindungi dokumen dari air.
• Hindari melipat sertifikat.
• Jangan menempelkan selotip langsung pada bagian dokumen yang robek.
• Buat salinan dokumen untuk arsip pribadi.
• Simpan hasil pemindaian sertifikat di tempat yang aman sebagai arsip tambahan.

Perlu diingat, salinan atau hasil scan bukan pengganti sertifikat asli. Dokumen tersebut hanya berfungsi sebagai arsip dan dapat membantu ketika Anda membutuhkan informasi mengenai data sertifikat.

Cara mengurus sertifikat tanah yang rusak dilakukan dengan mengajukan permohonan sertifikat pengganti ke Kantor Pertanahan. Pemohon perlu menyiapkan sertifikat asli atau sisa sertifikat, identitas diri, formulir permohonan, surat kuasa jika dikuasakan, serta dokumen lain sesuai status pemegang hak.

Sertifikat yang dikategorikan rusak antara lain memiliki bagian yang tidak terbaca, halaman robek, atau halaman terlepas, tetapi masih terdapat bagian yang dapat mengidentifikasi sertifikat tersebut.

Dasar hukum penerbitan sertifikat pengganti antara lain PP Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah dan PMNA/KBPN Nomor 3 Tahun 1997. PP Nomor 24 Tahun 1997 sendiri telah diubah dengan PP Nomor 18 Tahun 2021, sehingga informasi terbaru mengenai layanan tetap perlu dikonfirmasi kepada Kantor Pertanahan.

Jika sertifikat tanah Anda rusak dan Anda berencana menjual atau membeli properti, pastikan dokumen pertanahan sudah dalam kondisi yang dapat digunakan untuk proses transaksi. Untuk membantu proses jual beli properti, Anda dapat menggunakan layanan agen properti dari REMAX Indonesia yang memiliki jaringan agen di berbagai wilayah dan dapat membantu Anda dalam proses pemasaran serta transaksi properti.